عنوان : مقاله آشنایی با اکسس

فهرست مطالب
 
مقدمه :
آشنايی با اكسس
آغاز كار با اكسس:
آشنايی با محيط كار:
پایگاه داده های نمونه
دسترسی به راهنما:
سيری در پايگاه داده های نمونه:
بررسی اجزای اصلی
معنی دقيق پايگاه داده ها
پايگاه داده اكسس: 
استفاده از اجزا پنجره Database:
نگاهی کلی به اجزای اصلی
نگاهی به جداول:
نگاهی به بازجست:
نگاهی به فرم:
نگاهی به گزارش:
نگاهی به صفحه ها:
نگاهي به ماكروها:
نگاهي به ماژول ها:
درک بهتر مفهوم ارتباط
فيلدهای كليدی منحصر به فرد ركوردها:
 
 

بعد از اين امر ظهور برنامه dBase و فروش حيرت آور آن خبر از همين احتياج مبرم به پايگاه داده ها مي داد.
باز در اين عرصه نيز شركت مايكروسافت بيكار ننشست و Access كه كاستيها و اشكالات برنامه هاي قبلي را برطرف نموده و كار با داده ها را به صورت فوق العاده اي راحت تر ميکند عرضه کرد.
اين برنامه كه همراه با كار در محيط كاملا گرافيكي ويندوز حتي قابليت نصب در شبكه و internet را نيز دارد بدون شك يك نياز شركتهاي تجاري, برنامه نويسان, طراحان صفحات وب و حتي براي اشخاص معمولي براي كنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.
 
آشنايی با اكسس
اكسس كه يكي از برنامه هاي موجود در بسته نرم افزاري آفيس( Microsoft Office ) است براي ساماندهي و كنترل و مديريت پايگاه داده ايجاد شده است.
اين برنامه داراي قابليتهاي بسيار است , مانند ايجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه.
به عنوان مثال وقتي شما مي خواهيد اطلاعات موجود در يك چك را در كامپيوتر خود ذخيره كنيد شما با استفاده از برنامه اكسس مي توانيد صفحه ای درست همانند صفحه چك ايجاد كنيد و اطلاعات را به صورت كاملا گرافيكي در آن وارد كنيد.
شما پس از ايجاد پايگاه داده هايتان حتي مي توانيد از آنها گزارش گرفته و يا در بين اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامي اين امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ايجاد خواهيدكرد.
از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودي مي توان به استفاده آن در قسمت حسابداري يك شركت و يا نگهداري اطلاعات اشخاص عضو در سايتتان و حتي نگهداري اطلاعات كارمندان (حتي عكس آنها) و موارد بسيار متنوع ديگر اشاره کرد.
شما پس از ايجاد اين پايگاه داده حتي مي توانيد آن را در شبكه در اختيار ديگران قرار داده يا بر روي آن كليد رمز گذاشته يا حتي در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسي هر كاربر را تعيين كنيد.
روش ادامه درس ما در جلسات بعدي به صورت زير خواهد بود:
ابتدا آشنايي با محيط اكسس و تسلط كامل بر آن
كار با help برنامه(به صورت مختصر)
آشنايي با پايگاه داده هاي نمونه
بررسي و كار با اجزاي اصلي
طراحي يك پايگاه داده جديد
كار با جدولها
كار با داده ها
كار با بازجست ها ( Query )
كار با فرمهاي ورود اطلاعات
كار با گزارشها
خودكارسازي با ماكروها
برنامه نويسي با مدولها
كاربرد پيشرفته اجزاي اكسس
حفظ امنيت در پايگاه داده
كار با برنامه هاي كمكي اكسس
 
آغاز كار با اكسس:
شما بعد از نصب بسته نرم افزاري آفيس مي توانيد با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محيط اكسس شويد. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممكن است برنامه اكسس در قسمت ذكر شده نباشد و به صورت معمول اين برنامه در اين قسمت قرار مي گيرد.
با وارد شدن به محيط اكسس با پنجره اي مانند شكل 21 ظاهر مي شود كه به شما امكان مي دهد تا آنچه را كه مي خواهيد انجام دهيد انتخاب كنيد.گزينه هاي موجود در اين قسمت به ترتيب زير است:
1- Blank access database : با استفاده از اين گزينه شما مي توانيد يك پايگاه داده جديد ايجاد كنيد.
2- access database wizards : با استفاده از اين گزينه شما مي توانيد با استفاده از جادوگر اكسس كه كار شما را بسيار آسانتر مي كند يك پايگاه داده بسازيد (بعدا به طور مفصل توضيح خواهم داد)
3- open an exiting file: با اين گزينه شما مي توانيد پايگاه داده اي را كه قبل ايجاد كرده ايد براي ايجاد تغييرات دوباره باز كنيد.
4- از كادر زير قسمت 3 شما مي توانيد پايگاه داده اي را كه به تازگي برروي آن كار كرده ايد باز كنيد. بعد از انتخاب گزينه مورد نظر شما بايد با زدن Ok به مرحله بعدي برويد. اگر هر خواستيد با زدن دكمه Cancel به محيط اكسس وارد شويد. (فعلا براي آشنايي با محيط اكسس Cancel را بزيند)
ضمن قابل ذكر است كه براي ساختن پايگاه داده جديد آنرا بايد در همان ابتدا ذخيره كنيد و اينگونه نيست كه بعد از پايان كار آنرا ذخيره كنيد.
 
آشنايی با محيط كار:
1- ميله عنوان (Title bar): عنوان پايگاه داده در حال كار در اين قسمت ثبت مي شود و همچنين كنترل پنجره اكسس از همين قسمت صورت مي گيرد(چون فرض ما بر اين است كه شما بر محيط ويندوز و كنترل پنجره ها مسلط هستيد نياز به توضيح بيشتر نيست)
2- ميله منو (Menu bar): در اين ميله شما به وسيله منوهاي مختلف اقدام به ايجاد. كنترل و ويرايش پايگاه داده مي كنيد. در زير توضيح كوتاهي در مورد هر منو آمده است.
الف) File (فايل): فرامين لازم براي بازكردن و بستن پايگاه داده. دريافت داده از ساير پايگاه داده ها. ذخيره داده ها. تغيير خصوصيات پايگاه داده. چاپ و غيره ب) Edit (ويرايش): فرامين لازم براي ويرايش و وارد كردن داده ها
پ) View (مشاهده): فرامين لازم براي انتخاب اجزا مختلف پايگاه داده. تغيير خصوصيات پايگاه داده فعال و غيره را در اختيار شما مي گذارد.
ت) Insert (درج): فرامين لازم براي درج اقلام مختلف پايگاه داده
ج) Tools (ابزارها): فرامين لازم براي اجراي برنامه هاي كمكي مختلف. تحليل پايگاه داده. امنيت و گزينه هاي متفاوت پيشرفته پايگاه داده
چ) Windows (پنجره ها): فرامين لازم براي تغيير آرايش پنجره ها در محوطه كاري پايگاه داده
ح) Help (كمك): دسترسي به كمك مستقيم
3- ميله ابزار (Tool bar): در اين قسمت تعدادي از فرامين ضروري و پراستفاده در برنامه قرار دارد. 4- محوطه كاري پايگاه داده: در اين محوطه بزرگ شما بر روي پايگاه داده كار مي كنيد و داده ها را به آن مي افزاييد و آنها را ويرايش مي كنيد.
4- دستيار: اين دستيار براي آن است كه شما سوالات احتمالي ممكن خود را به طور مستقيم از او پرسيده و او با جستجو در خود برنامه و همچنين اينترنت تا حد ممكن جواب شما را پيدا كند(البته به صورت انگليسي)
5- ميله وضعيت: در ميله وضعيت اطلاعاتي راجع به كاري كه انجام مي دهيد. نمايش داده مي شود. و همچنين خطاها را مشاهده خواهيد كرد.
توجه به اين نكته ضروري است كه در بعضي مواقع كه امكان استفاده از بعضي از فرامين موجود نمي باشد آنها به صورت غير فعال در مي آيند.
در اينجا بايد تين نكته هم ذكر شود كه شما در هنگام انتخاب فرامين از منوها هم مي توانيد با استفاده از ماوس آنها را انتخاب كنيد و هم از كليدهاي ميانبر استفاده كنيد. روش كار كليدهاي ميانبر با استفاده از كليدهاي Ctrl و Alt و حرفي كه در هر فرمان زير آن خط كشيده شده است شما مي توانيد به صورت خيلي سريع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسي پيدا كنيد. اين قابليت هنگامي مفيد است كه شما در محيط اكسس بسيار ماهر شده ايد كه ديگر نياز به استفاده از ماوس نداريد.